– FICHE DE POSTE CO-ORDO –
Le but de ce frama est d’écrire et décrire la fiche de poste du poste de coordinateurisse de soirée au ZAD.
Introduction du poste:
Lae coordinateurises sont ciels qui, une fois la confirmation d’un événement faite, sont désigné.es pour s’assurer du bon déroulement avant, pendant et après la soirée.
Modes de désignation :
– Certains events sont portés par des bénévoles et donc sont coordonnés par elleux.
– Lors de la validation en réunion des événements un.e bénévole peut se dévouer à la coordo.
– Certains events sont validés sans coordo, dans ce cas un appel peut être fait: 1) sur discord aux personnes qui sont collégialement désignées comme étant de confiance et qui sont suceptibles d’être interésé.es 2) sur le channel #discussion-coordo.
Avant l’événement:
– Prendre contact avec les organisateurises leur demander:
- Les besoins techniques de la soirée.
- Leur texte de présentation de la soirée.
- Leur visuel.
- Leur heure d’arrivée
- Le nombre de personnes exté pour le catering et leur régime alimentaire.
- Les autres besoins spécifiques.
– Faire la communication de l’évent avec les infos obtenues après le contact avec les orgas:
- Publie Insta à J-10 et J-2.
- Event FB au plus tôt
– Faire la communication interne:
- Créer un channel dédié dans la catégorie Discord “Co-ordo”.
- Créer l’event Discord.
- Demander dans les channels de la catégorie Bénévoles de l’aide pour le jour J s’il manque de bénévoles “intéressé(e)” par l’event.
– Prendre contact avec les teachaos s’il y en a de désignés et que l’event en nécessite, et faire l’intermédiaire avec les orgas. Sinon trouver des techoas (acceuil, light, son).
Le jour de l’événement:
– Arriver au plus tard, en même temps que les orga.
– Montrer les loges et acceuillir les orga.
– Faire les courses pour le catering.
– Faire le catering.
– Acceuillir et coordonner les bénévoles de la soirée (bar, billeterie, techoas, team care …).
– Expliquer le fonctionnement de la billeterie aux orga, et faire les comptes de la soirée avec elleux.
– Faire attention au décibels dans le ZAD et sur la terrasse. Responsabiliser tout le monde.
– S’assurer que tous les bénévoles qui ne sont pas au bar (billetterie, stage kittens, techaos) ne soient pas déshydraté.es ni affamé.es.
La fermeture:
– Lae coordo doit être la dernière personne à sortir du ZAD et est responsable de l’état dans lequel iel laisse le lieu. Iel peut déléguer cette responsabilité à une personne qui l’accepte.
La fermeture après un event est semblable à celle après une ouverture sans event, mais il faut être particulièrement attentif à :
- – Matériel tech désinstallé, éteint.
- – Chauffage à éteindre.
- – Pas de nourriture non daté et hors frigo.
- – Les lumières sont éteintes dans la grande salle et rien ne gène le passage et l’utilisation de la scène.
- – Le lave verre est éteint
- – La mezzanine est cleanée.
- – La salle est dans un état ok pour que les adhérents des autres asso ne nous voient pas comme de gros dégeulasses.
– Détails de la fermeture classique (voir le point “fermeture du bar”) : Mode d’emploie du bar
Après la soirée:
– Faire un retour sur l’event (difficultés, lien avec les orga, choses à améliorer etc …). A mettre sur le channel discord de l’event (et sur la carte Trello?)
– Alimenter les RS avec des photos/vidéos de la soirée s’il y a eu des capta.